지난 7월 14일,
저희 덴탈비서 사무실에서 6개 치과 원장님들을 모시고 프로그램 활용 교육을 진행했습니다.
이번 자리는 일방적인 기능 소개보다는 실사용자의 생생한 피드백을 듣는 자리에 더 가까웠는데요.
그 현장의 분위기와 핵심 논의를 정리해 봤습니다.
오늘 모임의 목적, 두 가지
교육은 크게 두 파트로 나뉘었습니다.
- 덴비 활용법 — 지금 갖고 계신 프로그램을 어떻게 실제로 써먹을 것인가
- 신규 기능 소개 — 자동 환자 관리, AI 전화 등 새로 추가되는 자동화 도구
대표님은 "저희 근간은 AI를 붙인 게 아니라, 경영 데이터를 기반으로 도구를 만들어낸 회사"라는 점을 먼저 짚었습니다.
밖에서 500만 원, 1000만 원씩 마케팅 비용을 쓰는 것보다,
내부 경영 데이터를 목표로 설정하고 관리하는 것이 먼저라는 게 핵심 메시지였습니다.
"상담 데이터를 관리하는 치과는 상위 5%뿐"
가장 인상적이었던 통계는 이거였습니다.
대표님이 직접 만나본 치과 중에서 상담 데이터를 별도로 관리하는 곳은 전체의 5% 수준이라는 것.\
대부분은 "이번 달 얼마 벌었다, 보험은 얼마였다" 정도의 뭉뚱그려진 숫자만 보고 있었다는 겁니다.
여기서 나온 핵심 구조가 바로 **"진단 → 상담 → 결정 → 수납"**이라는 흐름입니다. 진단금액과 상담금액,
그리고 실제 결정금액이 각각 다른 숫자인데, 이걸 나눠서 보지 않으면 "왜 매출이 안 오르는지" 원인을 찾을 수 없다는 설명이었습니다.
병행진료 체크 — "발치를 했으면, 진단이 있었는가"
보험 진료 비중이 높은 원장님을 사례로 들며, 덴비의 핵심 로직 하나가 소개됐습니다
바로 "진단 → 실제 처치"가 제대로 매칭되는지 역체크하는 기능입니다.
- 발치를 했다면, 그 전에 진단이 계획돼 있었는가
- 물리치료를 했는데 다음 물리치료 계획이 없지는 않은가
- 보험 청구를 올리려면, 그 근거가 되는 PI(치료 계획 문서화)가 정확히 남아있는가
대표님은 "보험 청구는 사실 누구나 올릴 수 있다. 중요한 건 합법적으로, 문서화된 근거를 가지고 올리는 것"이라며,
즉흥적인 진료가 아니라 처음 진단 시점부터 문서화된 치료 계획이 뒷받침돼야 한다고 강조했습니다.
"예약판이 곧 계획판 — 3종 점검 시스템"
실질적으로 매출을 개선하는 방법으로 세 가지 점검이 제안됐습니다.
- 예약 점검 — 예약표를 단순 일정표가 아니라 "이 환자는 다음에 이걸 하자"는 계획판으로 활용
- 상담 점검 — 오늘 상담한 내용, 결정 여부를 매일 마감 시 역체크
- 진료 점검 — PI 입력이 안 된 파노라마 촬영 환자, 병행진료 누락 여부 등을 원장님이 직접 확인
대표님은 "이걸 안 하던 걸 하라고 하니 직원들에게 부침이 있을 수 있다"면서도,
이 문화가 자리잡아야 데이터가 쌓이고, 그 데이터가 있어야 AI가 학습할 수 있는 구조라고 설명했습니다.
원장님들의 진짜 목소리 — "화면이 너무 어려워요"
이번 교육에서 가장 값진 부분은 사실 이 대목이었습니다.
실사용 중인 원장님 한 분이 솔직하게 피드백을 주셨습니다.
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"며칠 동안 활용해 보려고 노력을 했는데, 너무 어수선해요. 분명히 한국말인데 이해가 안 돼요.
이걸 갖다가 매일 아침 브리핑을 받는다고 하는데, 브리핑을 보면서 내가 분석을 해야 돼요.
그러면 이게 과연 '보고서'라는 의미에 맞느냐는 거죠."
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다른 원장님도 비슷한 경험을 공유했습니다.
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"1년 정도 이것저것 눌러보다가, 어느 순간 뭔 말인지 하나도 모르겠더라고요.
그냥 아주 간단하게 '이거, 이거 하세요 1, 2, 3' 이렇게 알려주면 좋겠어요."
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이에 대해 대표님은 방어적으로 대응하기보다 **"맞습니다, 저도 반성하는 부분"**이라며
인터페이스 개선 작업이 이미 진행 중임을 설명했습니다
화면을 대시보드형으로 단순화하고,
AI가 각 화면을 3~5문장으로 요약해주는 기능을 이번 주 내로 적용할 예정이라고 밝혔습니다.
그런데 이미 성공한 원장님도 있었습니다
흥미롭게도, 같은 자리에서 정반대의 경험을 공유한 원장님도 있었습니다.
"덴비를 만나서 매출이 40~50% 늘었어요. 보험 컨설팅 효과가 컸죠. 저는 베이직이 없었는데,
박은희 과장님이 와서 3개월 동안 도와주셨거든요.
이제 제대로 활용을 하면 여기서 더 올라가겠다는 믿음이 있어요."
같은 프로그램인데 반응이 이렇게 갈리는 이유는 명확했습니다.
**"데이터를 입력하는 습관이 잡혔는가, 그리고 옆에서 활용법을 코칭해줬는가"**의 차이였습니다.
실제로 이 원장님의 경우, 상담 데이터 입력률이 초반 8~9%에서 26%까지 올라간 상태였습니다.
자동 환자 관리 — 콜비 & 캠페인
후반부에는 신규 기능인 **콜비(자동 환자 관리)**가 소개됐습니다.
- 진단은 있었지만 결정이 없었던 환자
- 상담 후 재내원이 없는 환자
- 특정 시술(스케일링, 턱관절 등) 이후 일정 기간 재내원이 없는 환자
이런 환자군을 자동으로 추출하고, AI가 문자·알림톡 문구를 생성해 제안서 형태로 원장님께 전달하는 방식입니다.
원장님은 수행 여부만 체크하면 되는 구조입니다.
다만 이 부분에서도 현실적인 피드백이 있었습니다.
한 원장님은 "알림톡 심의 규정상 문구가 너무 딱딱하고 어려워서,
실제 환자에게 보내기엔 부적절한 경우가 많다"는 점을 지적했고,
또 다른 원장님은 "단체 알림톡보다는, 리콜이 필요한 환자를 매일 리스트업해서
데스크가 직접 전화하는 방식이 훨씬 의미 있다"는 의견을 제시했습니다.
회사의 솔직한 고민
교육 말미에는 대표님이 회사가 가진 고민을 솔직하게 나눴습니다.
"경영 지표가 150가지가 넘습니다. 근데 그걸 다 이해할 수 있는 원장님은 100명 중 한두 분 정도예요.
이걸 상용화할지, 아니면 지금처럼 정말 절실한 초기 병원들과 함께 커스텀으로 갈지 아직 고민 중입니다."
이에 원장님들은 **"찾아주는 것과 활용하는 법을 알려주는 것은 다른 문제"**라며, 기능이 아무리 많아도 "이거 이거만 하세요"라는
명료한 가이드가 없으면 결국 아무도 안 쓰게 된다는 점을 강조했습니다.
포토샵에 비유한 원장님의 말이 인상적이었습니다.
"사람들은 사진 앱에서 버튼 하나로 '뽀샤시하게' 해주는 걸 원하는데, 지금 덴비는 포토샵 전체를 가르쳐주는 느낌이에요.
간편한 기본 버전을 먼저 주고, 더 들어가고 싶은 사람은 프로 버전으로 가게 하는 게 낫지 않을까요."
정리하며
이번 교육은 완성된 기능을 자랑하는 자리라기보다,
**"만든 사람은 아는데 쓰는 사람은 모른다"**는 간극을 정면으로 마주한 자리였습니다.
- 상담 데이터를 관리하는 치과는 상위 5%뿐이라는 현실
- 예약·상담·진료 3종 점검이 매출 관리의 기본이라는 원칙
- 기능은 있지만, 활용법이 명료하게 전달되지 않으면 무용지물이라는 뼈아픈 피드백
- 그럼에도 데이터를 꾸준히 입력한 병원은 실제로 매출 40~50% 증가라는 결과로 보상받았다는 사례
대표님은 이 모든 피드백을 방어하지 않고 그대로 받아 안았습니다.
**"경영은 원래 어렵다. 하지만 그걸 최대한 쉽게 만드는 게 우리 숙제"**라는 말로 교육을 마무리했습니다
다음 인터페이스 개편에서 이 목소리들이 얼마나 반영될지, 앞으로가 더 기대됩니다.